За время пользования сидрайвом выявилось 2 основных проблемы:
проблема утери данных и проблема неработающий ссылок.

Время от времени, по техническим причинам или из-за случайных действий сотрудника, пропадают файлы. Самый простой вариант - случайное удаление сотрудником файла. Сотрудник пишет администратору, я восстанавливаю файл их корзины. Корзина имеет ограничения по размеру, большие папки и файлы в нее не попадают.

Если удалена большая папка или много разных файлов, можно восстановить все файлы из "снимка". Снимок - это состояние всей библиотеки на какой-то момент времени.

На сервере ведется журнал всех действий, можно посмотреть снимок файлов перед этим изменением и вернуть всю библиотеку к состоянию, в котором она была перед этим действием. Снимки хранятся примерно неделю.

Инструмент удобный, но пользоваться им в данный момент невозможно, т.к. он возвращает состояние не конкретной папки, а всей библиотеки "Тех. отдел". Библиотека занимает 800гб, в ней происходит 100-200 изменений в сутки, т.е. вернуться даже на вчерашний "снимок" означает потерять большую часть работы.

Что можно сделать?

Самый простой вариант - просто вынести все папки из тех. отдела и сделать их библиотеками. И больше ничего не менять. Удаления продолжатся, но будет больше гибкости в плане восстановления (допустим, можно будет откатить все изменения в папке "ИЖС", не затрагивая "Экспертные").

Выглядит громоздко, но я думаю, часть папок можно обьединить.

Вариант более радикальный - разделить Тех. отдел на 2 части. Одна будет с полным доступом на редактирование, а вторая с ограниченным доступом, так в теории должно уменьшиться количество случайных действий с файлами.

Предположим, удалили папку с файлами, и восстановить из снимка уже нельзя. Например, пропажу заметили спустя неделю, и откат библиотеки означает потерю большого количества работы.

В таком случае есть 2 резервные копии, но с ними тоже все непросто.
Копия 1 - хранится в офисе, обновляется 2 раза в день, файл будет удален и в этой копии тоже. Нужна для того, чтобы в случае отключения интернета или поломки сервера работа не остановилась и был доступ к актуальным данным. Копирует только тех. отдел (по причинам конфиденциальности, т.к. она в общем доступе)
Копия 2 - хранится дома, содержит в себе все папки. Обновляется раз в неделю. Если файлы не успели удалиться из этой копии, их можно восстановить.

Предположим, файлы удалились и из этой копии тоже. Они будут утеряны, и на данный момент решения нет.

Что можно сделать:
1. Есть свободный жесткий диск 1тб, и можно организовать третью копию, допустим, в первый день каждого месяца.
2. Если есть возможность, почистить лишнее с сервера, и тогда возможно будет хранить не 1 копию, а 2-3 (сейчас каждая копия занимает 1тб и растет каждый месяц)
3. Согласовать и купить жесткий диск большого объема, и хранить 8-10 еженедельных копий (жесткий диск 8тб = примерно 20.000 руб)

В сидрайв, ссылки жестко привязаны к папке, при любом переименовании или переимещении, ссылки перестают работать. Что можно сделать:
Папки, которые уже готовы для отправки заказчику, перемещать в Архив. Из архива уже создавать ссылку для отправки. При этом, файлы в папке проекта можно будет менять, ссылка будет продолжать работать, нельзя будет изменять название или расположение папки проекта внутри архива.

Доступ к архиву есть у нач. отделов, ГИПов и коммерч. отдела.